Le domaine du secrétariat est aussi vaste que varié. Découvrez les différents métiers que vous pouvez envisager pour faire carrière dans le secteur.
Il est possible de devenir secrétaire au sein de plusieurs secteurs d’activités. En effet, c’est une profession essentielle au bon fonctionnement d’un bon nombre de structures. Les différentes tâches que vous aurez à réaliser au quotidien dépendront des études que vous avez faites en amont, mais aussi de votre futur lieu de travail.
On distingue 4 grandes spécialisations au sein du domaine du secrétariat :
Découvrez les particularités des métiers envisageables pour chacune de ces catégories. Mais aussi les formations que vous pourrez envisager pour y accéder.
La secrétaire administrative travaille dans les secteurs de l’enseignement ou de la fonction publique.
Polyvalent, l’assistant administratif assure l’organisation au sein des services dans une société.
L’agent administratif exerce dans les bureaux des administrations du secteur public.
Le secrétaire comptable réalise des opérations de gestion administrative, mais aussi de comptabilité.
La secrétaire médicale fait le lien entre le professionnel de santé et les patients. Elle gère les agendas et assure l’accueil.
La formation idéale pour travailler dans le secteur médical.
Le cursus pour se spécialiser dans l’administratif au service d’une entreprise.
La formation pour travailler dans les métiers de l’accueil et de l’administration.
La formation adéquate pour exercer dans la comptabilité et le secrétariat.
Une secrétaire doit posséder un ensemble de compétences variées pour mener à bien ses missions. Parmi celles qui sont les plus demandées :
Le rôle d’un secrétaire administratif est crucial dans la gestion quotidienne des tâches administratives au sein d’une organisation. Il assure le bon fonctionnement des services en gérant les communications, en préparant des documents officiels et en soutenant les équipes avec diverses demandes. Ce poste demande une grande capacité d’organisation, de rigueur et une maîtrise de l’outil informatique pour traiter efficacement les informations. Le secrétaire administratif joue également un rôle clé dans l’accueil des visiteurs, la prise de rendez-vous et le classement des dossiers, garantissant ainsi une gestion fluide des opérations quotidiennes.
Pour devenir secrétaire, une qualification minimale est souvent requise, généralement un diplôme de niveau bac, tel qu’un baccalauréat professionnel en gestion-administration ou un BTS dans des domaines comme le secrétariat ou l’assistance de direction. Surtout, il est possible de vous former grâce à des titres professionnels spécifiques, des certifications d’État (niveau 3 ou 4). Il est par exemple possible de passer le TP Secrétaire comptable, Employé d’administration et d’accueil ou encore secrétaire assistant. Ces formations préparent aux compétences clés du métier, comme la maîtrise des outils bureautiques, la communication écrite et orale, et l’organisation administrative. Certaines positions peuvent nécessiter des qualifications spécifiques, comme une licence en administration pour des rôles plus avancés ou des formations complémentaires pour des secteurs spécialisés tels que le secrétariat juridique ou médical.
Une secrétaire polyvalente est chargée d’un large éventail de tâches pour soutenir les opérations quotidiennes d’une entreprise. Ses principales missions incluent la gestion des appels téléphoniques, l’accueil des visiteurs avec courtoisie, la préparation et le classement des documents, ainsi que la rédaction et l’envoi de courriers et d’e-mails. Elle organise également l’emploi du temps des responsables, prépare les réunions, prend des notes et assure le suivi complet des dossiers et des projets en cours. La capacité à jongler avec plusieurs tâches simultanément et à gérer efficacement les priorités est essentielle, tout comme le maintien d’une communication claire et professionnelle au sein de l’organisation et avec les prestataires extérieurs.
Les techniques de base du secrétariat englobent plusieurs compétences essentielles pour le bon fonctionnement d’un bureau ou d’une organisation. Premièrement, la maîtrise des outils bureautiques, tels que les logiciels de traitement de texte, de tableur, et de présentation, est fondamentale. La gestion de l’agenda et l’organisation des rendez-vous requièrent une planification minutieuse et une coordination efficace. La rédaction de courriers, la préparation de comptes-rendus, et le classement des dossiers demandent une excellente capacité rédactionnelle et organisationnelle. La gestion des appels téléphoniques et l’accueil des visiteurs nécessitent de bonnes compétences en communication et un sens du contact développé. Enfin, la disposition à réagir avec efficacité et professionnalisme face au stress et aux urgences est également cruciale.
Le salaire d’une secrétaire peut varier considérablement en fonction de l’expérience, du secteur d’activité et de la région. En moyenne, une secrétaire débutante peut s’attendre à un salaire brut mensuel autour de 1 800 à 2 200 euros. Avec l’expérience et des responsabilités accrues, comme celles d’une assistante de direction ou d’une secrétaire spécialisée (juridique, médicale), le salaire peut augmenter significativement, allant jusqu’à 2 500 euros par mois ou plus.
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